dienstleistung steht bei HCE Consult klar im fokus
Unsere Dienstleistungen für Hauptversammlungen und andere Corporate Events
Wir bieten Ihnen alle relevanten Dienstleistungen für die Vorbereitung und Durchführung ihres Corporate Events.
Sie entscheiden in welchem Umfang Sie mit uns zusammenarbeiten möchten. Sei es der reine Anmeldestellendienst im Vorfeld der Hauptversammlung oder die vollumfängliche Veranstaltungsorganisation als Generalunternehmer.
Anmeldestelle
Übernahme des Anmeldestellendienstes
Ein Grundsatz der HCE Consult Anmeldestelle ist es, dass unsere Kunden stets tagesaktuell einen Zwischenstand der bislang vorliegen Anmeldungen und des Weisungsspiegels erhalten können. Entsprechend werden bei uns die gelieferten Daten bzw. eingehenden Anmeldungen taggleich verarbeitet. Dadurch liegt der finale Anmeldestand unmittelbar nach dem letzten Anmeldetag vor.
Bei Inhaber- und Namensaktien erfolgt der Daten-Import per DAMBA-Schnittstelle sowie nach Standard ISO 20022 (Swift). Soweit erforderlich erfolgt eine Überprüfung und Dokumentation der § 67c Abs. 3 AktG Angaben. Bei der Verarbeitung der personenbezogenen Daten werden die Anforderungen der DSGVO strikt eingehalten. Der mit dem jeweiligen Kunden abgeschlossene Auftragsverarbeitungs-Vertrag (AVV) dokumentiert dies entsprechend.
Wir erkennen frühzeitig, wenn sich möglicherweise Probleme abzeichnen, ob ein Tagesordnungspunkt die nötige Mehrheit erhält und besprechen mit unseren Kunden proaktiv mögliche Gegenmaßnahmen. Hierbei hilft uns, dass wir selbstverständlich mit allen wichtigen Intermediären, Stimmrechtsberatern und Proxy Advisern im regelmäßigen Austausch. Stehen
Veranstaltungen
Planung, Vorbereitung & Durchführung
In unseren Zielmärkten Deutschland, Österreich und Luxemburg gibt es eine Vielzahl an verschiedenen Veranstaltungsarten, die wir Dank unserer flexiblen Software-Architektur abbilden können.
Der Schwerpunkt unserer Tätigkeit liegt bei der Organisation und Durchführung von Hauptversammlungen.
Wir begleiten unsere Kunden während des gesamten Projektablaufs ab Beginn der Terminfindung und Locationauswahl über den Einladungsprozess bis hin zum Generalproben- und Veranstaltungstag. Hierbei betreuen wir Hauptversammlungen unterschiedlicher Größe, von börsen- und nicht börsennotierten Gesellschaften oder auch die erste Hauptversammlung eines IPO-Kunden.
Eine weitere Stärke ist unsere flexible Unterstützung bei Gläubigerversammlungen.
Hier können wir kurzfristig Kapazitäten bereitstellen und die notwendigen Vorbereitungen für den Anmeldeprozess zur Quorumsermittlung treffen. Selbstverständlich führen wir auch die Registration sowie die Abstimmung am Tag der Gläubigerversammlung durch.
Darüberhinaus können wir auch andere Coporate Events, wie beispielsweise Mitglieder- und Genossenschaftsversammlungen, technisch abwickeln.
Weitere Informationen zu unseren einzelnen Veranstaltungsservices finden Sie hier:
Q&A Backoffice
Ausstattung für ihre Experten
Mit einem starken Partner und einer intuitiven Software-Lösung statten wir ihr Experten Backoffice zur Beantwortung von Fragen aus.
Da wir auch hier den Full-Service-Gedanken verfolgen, statten wir die Arbeitsplätze - soweit gewünscht - mit der benötigten Hardware vollumfänglich aus. Weitere Experten können zusätzlich mit einem rein digitalen Zugang eingebunden werden. Die Podiumanbindung ist Dank Chat- und Statistikfunktionen, Wortmeldeansicht sowie Vorlesemodul umfangreich. Bereits im Vorfeld der Veranstaltung - wie auch unterjährig - können die FAQ online vorbereitet werden.
Ein eingespieltes Stenografen-Team, dass die gestellten Fragen im Q&A System erfasst, kann ebenfalls über uns beauftragt werden. Natürlich bieten wir hier ebenfalls eine digitale Lösung zur Erfassung der Redner bzw. Wortmeldungen.